搬入予定の管理｜受け入れる側の段取りを作る
目次
朝いちばんにトラックが3台並ぶ。荷降ろしの場所が1つしかなく、待たせることになる。搬入の予定が分かっていれば、時間をずらせます。受け入れる側で予定を持つと、荷降ろしの混雑も、置き場の不足も減ります。
この記事では、搬入予定を、予定を持たないと起きること、集める情報、時間の割り振り、当日の受け入れ、置き場の確保の順に整理します。危険物や特殊な品目の受け入れには別の決まりがあります。扱う品目について、社内の安全の担当と所轄の消防署に確かめてください。
結論：予定を集めるだけで、混雑と置き場の問題が減る
搬入の予定は、発注した側が知っています。倉庫が知らないだけです。
起きるのは4つです。
1つ目は、荷降ろしの混雑です。同じ時間に集中します。
2つ目は、置き場の不足です。大きい荷物が来ることを知らない。
3つ目は、人手の不足です。手降ろしが要る荷物に人が足りない。
4つ目は、待たせることです。運送会社に負担がかかります。
4つ目は、取引にもひびきます。待たせる倉庫は、運送会社から避けられます。着時刻の指定が通らなくなり、結果として自社の納期にも影響します。
集める情報
予定として集めるのは、多くありません。
集めるのは5つです。
1つ目は、日付と時間帯です。
2つ目は、仕入先と品目です。
3つ目は、数量と荷姿です。パレットか、バラか、木枠か。
4つ目は、車種です。大型か、4トンか、軽か。
5つ目は、荷降ろしの方法です。フォークリフトか、手降ろしか。
3つ目と5つ目がいちばん効きます。パレットで来るのか、バラで手降ろしなのかで、必要な人手と時間がまったく違います。この2つだけでも集める価値があります。
どこから集めるか
予定の情報は、社内にあります。集める経路を作ります。
経路は4つです。
1つ目は、発注の記録です。購買が発注した時点で、納期が分かります。
2つ目は、仕入先からの出荷連絡です。
3つ目は、運送会社からの連絡です。着時刻の連絡。
4つ目は、営業からの情報です。大きい案件は事前に分かります。
1つ目がいちばん早く分かります。発注の時点で納期が決まっているなら、その情報を倉庫にも流すだけで予定表が作れます。購買のシステムから出せるなら、手間もかかりません。
時間の割り振り
予定が集まったら、時間帯を割り振ります。
割り振り方は4つです。
1つ目は、枠を決めることです。1時間ごとに何台受けられるか。
2つ目は、大きい荷物を先に置くことです。場所と人手が要ります。
3つ目は、急ぐ荷物を優先することです。すぐ出荷する物。
4つ目は、空けておく枠を作ることです。飛び込みの搬入に備えます。
4つ目を作ってください。すべての枠を埋めると、予定外の1台で全体が崩れます。午前と午後に1枠ずつ空けておくと、飛び込みを吸収できます。
仕入先と運送会社に伝える
割り振った時間は、相手に伝えないと意味がありません。
伝えるのは4つです。
1つ目は、受け入れの時間帯です。何時から何時まで。
2つ目は、予約の方法です。電話か、メールか、システムか。
3つ目は、場所と入り方です。どの入口か、誘導があるか。
4つ目は、必要な道具です。パレットの返却、台車の有無。
1つ目を取引の初めに伝えてください。「搬入は9時から16時、12時から13時を除く」と決めておくと、そのつもりで手配されます。あとから制限を伝えると、既に組まれた便を動かすことになります。
当日の受け入れ
当日は、決めた順番で動きます。
やることは4つです。
1つ目は、到着の確認です。予定と合っているか。
2つ目は、荷降ろしです。場所と人手。
3つ目は、検品です。数と外観。
4つ目は、置き場への移動です。
3つ目を荷降ろしの直後にやってください。運送会社が帰ったあとで数が違うと分かると、どちらの責任か決められません。数だけでもその場で数えて、送り状にサインする形にしてください。
置き場を先に確保する
大きい荷物は、置く場所が無いと降ろせません。
やることは4つです。
1つ目は、必要な面積を見込むことです。荷姿と数量から。
2つ目は、置く場所を決めることです。仮置きか、そのまま棚へ入れるか。
3つ目は、通路をふさがないことです。
4つ目は、次の作業までの時間を決めることです。仮置きのまま放置しない。
4つ目が現場を狭くします。「あとで棚に入れる」まま何日も仮置きされると、荷降ろしの場所が使えなくなります。仮置きの期限を決めて、超えたものを毎日見る形にしてください。
予定と実際のずれを見る
予定表は、作って終わりではありません。
見るのは4つです。
1つ目は、予定どおり来たかです。
2つ目は、遅れた仕入先と運送会社です。
3つ目は、飛び込みの件数です。
4つ目は、混雑した時間帯です。
3つ目が多いなら、情報の流れに穴があります。発注の情報が倉庫に来ていないか、仕入先が予定を知らせていないかです。件数を数えると、どちらかが分かります。
荷降ろしの安全
搬入は、人と車と荷物が同じ場所に集まります。危険が高い場所です。
決めるのは4つです。
1つ目は、人の通る場所と車の通る場所を分けることです。
2つ目は、車の誘導です。バックで入る場合は誘導が要ります。
3つ目は、荷台の上での作業です。落下の危険があります。
4つ目は、雨の日の対応です。滑る、濡らせない荷物。
1つ目がいちばん大事です。荷降ろしの場所は、フォークリフトと人が交差します。線を引いて分けるだけでも、事故の危険が下がります。詳しくは社内の安全の担当に確かめてください。
記録に残すこと
搬入の記録は、予定と実際の両方を残します。
書くのは5つです。
1つ目は、予定の日時です。
2つ目は、実際の到着と終了の時刻です。
3つ目は、荷姿と数量です。
4つ目は、かかった人数と時間です。
5つ目は、問題が起きたことです。
4つ目を残すと、次の見込みが立ちます。「この荷姿なら2人で30分」という実績が溜まると、予定の段階で人手を割り振れます。感覚で決めていた部分が、数字になります。
予定表の形を決める
予定表は、現場が見て動ける形にします。
作るのは4つです。
1つ目は、縦に時間、横に日付を並べることです。枠が見えます。
2つ目は、1件1行にすることです。仕入先、品目、荷姿、車種。
3つ目は、印を色で分けることです。大きい荷物、手降ろし、急ぐ物。
4つ目は、貼る場所を決めることです。荷降ろしの場所と、事務所。
3つ目が効きます。手降ろしの便が赤で示されていれば、その時間に人を配置できます。文字を読まなくても、色で分かる形にしてください。
当日に予定が変わったとき
予定は、当日に変わります。変わったときの流れを決めます。
流れは4つです。
1つ目は、連絡を受ける窓口です。運送会社からの遅れの連絡。
2つ目は、予定表を直すことです。その場で書き換えます。
3つ目は、影響する人に伝えることです。荷降ろしの担当、検品の担当。
4つ目は、記録に残すことです。
2つ目をその場でやってください。「あとで直す」と、現場が古い予定表を見て動きます。書き換えは10秒です。ホワイトボードか、書き込める形の紙にしておくと続きます。
出荷の予定とあわせて見る
搬入だけを見ていると、出荷とぶつかります。
あわせて見るのは4つです。
1つ目は、荷降ろしの場所の取り合いです。同じバースを使うことがあります。
2つ目は、人手の取り合いです。同じ人が両方をやる現場では、時間が重なると回りません。
3つ目は、フォークリフトの取り合いです。台数に限りがあります。
4つ目は、通路の混雑です。
2つ目がいちばん詰まります。午前に搬入が集中し、午後に出荷が集中する形にできると、人の配置が楽になります。搬入の時間帯を決めるとき、出荷の時刻も見て決めてください。
まとめ
搬入予定の管理は、情報を集めて時間を割り振るだけで効果が出ます。
- 予定が無いと、混雑・置き場の不足・人手の不足・待たせることが起きる
- 集めるのは、日時・仕入先と品目・数量と荷姿・車種・荷降ろしの方法の5つ
- 荷姿と荷降ろしの方法だけでも集める価値がある
- 枠をすべて埋めない。午前と午後に1枠ずつ空ける
- 検品は荷降ろしの直後に。運送会社が帰ったあとでは責任が決められない
危険物や特殊な品目の受け入れには別の決まりがあります。扱う品目について、社内の安全の担当と所轄の消防署に確かめてください。
よくある質問
Q. 予定の情報はどこから集めますか。 A. 発注の記録がいちばん早く分かります。発注の時点で納期が決まっているなら、その情報を倉庫に流すだけで予定表が作れます。購買のシステムから出せることもあります。
Q. 集める項目が多いと続きません。 A. 荷姿と荷降ろしの方法の2つだけでも価値があります。パレットか手降ろしかで、必要な人手と時間がまったく違います。ここから始めてください。
Q. 仕入先が予定を知らせてくれません。 A. 取引の初めに「搬入は何時から何時まで」と伝えてください。あとから制限を伝えると、既に組まれた便を動かすことになります。予約の方法もあわせて伝えます。
Q. 飛び込みの搬入が多くあります。 A. 空き枠を作ってください。午前と午後に1枠ずつ空けておくと吸収できます。件数を数えると、情報の流れのどこに穴があるかが分かります。
Q. 検品はいつやりますか。 A. 荷降ろしの直後です。運送会社が帰ったあとで数が違うと分かると、責任が決められません。数だけでもその場で数えて、送り状にサインする形にしてください。
Q. 仮置きが放置されます。 A. 期限を決めて、超えたものを毎日見てください。「あとで棚に入れる」まま何日も置かれると、荷降ろしの場所が使えなくなります。
Q. 荷降ろしの安全で気をつけることは。 A. 人の通る場所と車の通る場所を分けてください。フォークリフトと人が交差するのが、この場所のいちばんの危険です。線を引くだけでも下がります。
Q. 予定と実際がよくずれます。 A. 遅れた仕入先と運送会社を記録してください。繰り返している相手が分かれば、話ができます。混雑した時間帯も記録すると、割り振りを直せます。
Q. かかった時間を記録する意味はありますか。 A. あります。「この荷姿なら2人で30分」という実績が溜まると、予定の段階で人手を割り振れます。感覚で決めていた部分が数字になります。
Q. 雨の日はどうしますか。 A. 濡らせない荷物の受け入れ方を決めておいてください。屋根のある場所、養生の道具、時間をずらす判断。その日に決めると、荷物を濡らします。
Q. パレットの返却はどうしますか。 A. 取引の初めに決めてください。その場で返すのか、次の便で返すのか、こちらが保管するのか。決めていないと、パレットが倉庫に溜まります。
Q. 予定表は誰が作りますか。 A. 倉庫の側で作ってください。情報は購買や営業が持っていますが、割り振るのは受け入れる側です。集める経路を決めて、毎日か週に1回、更新する形にします。
Q. 予定表はどんな形にしますか。 A. 縦に時間、横に日付。1件1行で、仕入先・品目・荷姿・車種。手降ろしや大きい荷物は色で分けてください。文字を読まなくても分かる形にします。
Q. 当日に予定が変わります。 A. その場で予定表を書き換えてください。「あとで直す」と、現場が古い予定表を見て動きます。ホワイトボードか、書き込める紙にしておくと続きます。
Q. 搬入と出荷が重なります。 A. 時間帯を分けてください。午前に搬入、午後に出荷という形にできると、人とフォークリフトの配置が楽になります。搬入の枠を決めるときに、出荷の時刻も見てください。
Q. バースが1つしかありません。 A. 枠を時間で区切って、1台ずつ入れてください。待たせる時間を減らすには、予定を集めるしかありません。大きい荷物は前後に余裕を持たせます。
Q. 運送会社に待ってもらう時間の目安はありますか。 A. 目安を決めて、超えそうなときは先に伝えてください。待たせる倉庫は運送会社から避けられます。着時刻の指定が通らなくなり、結果として自社の納期にも影響します。
Q. 搬入の予定を集める担当は誰ですか。 A. 倉庫の側で1人決めてください。情報は購買や営業が持っていますが、割り振るのは受け入れる側です。週に1回まとめる形でも始められます。
Q. 予定が無い飛び込みは断れますか。 A. 断るより、受ける枠を作っておくほうが現実的です。午前と午後に1枠ずつ空けておくと吸収できます。それでも入らない場合は、時間をずらしてもらう相談をします。
Q. 大きい荷物の面積は、どう見込みますか。 A. 荷姿と数量から計算します。パレットなら1枚あたりの面積 × 枚数です。通路をふさがない余裕も入れてください。見込みが外れた回数を記録すると、次から精度が上がります。
Q. 検品に時間がかかって、次の車を待たせます。 A. その場では数だけ数えて、詳しい検品はあとに回してください。数量の確認と送り状のサインが、その場で必要な部分です。外観の詳細は、荷降ろしのあとで構いません。
Q. 荷姿が予定と違いました。 A. その場で記録に残してください。パレットと聞いていたのにバラだったという形が繰り返すなら、仕入先に伝えます。人手の見込みが毎回外れる原因になります。