貸与端末の管理｜誰が使っているかを1枚で追う
目次
ハンディターミナル、タブレット、無線機。倉庫の中で使う端末は増えています。ところが、何台あって、いま誰が持っているかを答えられない現場が多くあります。壊れた、無くなった、充電されていない。端末が止まると、作業も止まります。
この記事では、貸与端末の管理を、困る場面、台帳の作り方、日々の受け渡し、充電と故障、退職や異動のときの順に整理します。情報の取り扱いに関わる規程は、社内の情報管理の担当に確かめてください。
結論：台数と所在が分からないと、止まったときに動けない
端末の管理でいちばん困るのは、いま誰が持っているか分からないことです。
困るのは3つの場面です。
1つ目は、足りないときです。朝、人数分の端末がそろわない。
2つ目は、壊れたときです。代わりがあるかが分かりません。
3つ目は、無くなったときです。いつから無いのかも分かりません。
3つ目がいちばん深刻です。情報が入った端末がいつから所在不明か分からないと、報告も対応も遅れます。台数と所在が分かっているだけで、対応が変わります。
台帳の作り方
端末の台帳は、1台1行で作ります。
書くのは5つです。
1つ目は、管理番号です。端末にシールを貼ります。
2つ目は、機種と製造番号です。
3つ目は、購入かリースか、その時期です。
4つ目は、いま誰が使っているかです。個人か、共用か。
5つ目は、状態です。使用中、予備、修理中、廃棄。
1つ目のシールが要点です。機種名だけだと、同じ端末が何台もあって区別できません。「H-01」「H-02」と番号を振って、本体に貼ってください。台帳と現物がつながります。
個人貸与と共用を分ける
端末の使い方は、2つに分かれます。
分けるのは4つです。
1つ目は、個人に渡す形です。その人が持ち続けます。
2つ目は、共用で毎日返す形です。シフトごとに受け渡します。
3つ目は、どちらにするかの判断です。
4つ目は、混ぜないことです。
4つ目が大事です。同じ種類の端末で、一部を個人に渡し、一部を共用にすると、所在が分からなくなります。機種ごとに、どちらかに決めてください。混ぜるなら、台帳で明確に分けます。
日々の受け渡し
共用の端末は、毎日の受け渡しで所在が決まります。
決めるのは4つです。
1つ目は、置き場所です。充電器の場所。
2つ目は、受け渡しの記録です。番号と名前を書く。
3つ目は、返す時刻です。シフトの終わりに。
4つ目は、そろっているかの確認です。
4つ目を毎日やってください。シフトの終わりに充電器に何台戻っているかを数えるだけです。1分で終わります。足りなければ、その日のうちに探せます。翌朝に気づくと、前日の誰かを探すことになります。
充電の管理
端末が使えない理由のいちばんは、充電切れです。
決めるのは4つです。
1つ目は、充電器の数です。端末の数だけあるか。
2つ目は、戻す場所です。使い終わったら充電器へ。
3つ目は、予備のバッテリーです。
4つ目は、バッテリーの劣化です。持ちが悪くなったら交換します。
1つ目が足りていない現場があります。端末は10台あるのに、充電器が6台という形です。毎朝、充電されていない端末が4台出ます。台数を合わせるところから始めてください。
故障と修理
端末は、落とす・濡らす・ぶつけるで壊れます。
決めるのは4つです。
1つ目は、壊れたときの連絡先です。
2つ目は、代わりの端末です。予備を持つか。
3つ目は、修理の依頼の窓口です。
4つ目は、修理中の記録です。台帳の状態を「修理中」にします。
2つ目を持ってください。予備が無いと、1台壊れただけで1人が作業できません。台数の1割から2割を予備として持っている現場があります。壊れる頻度から決めてください。
情報の扱い
端末には、在庫や取引の情報が入ります。扱いを決めます。
決めるのは4つです。
1つ目は、持ち出してよいかです。倉庫の外へ出せるか。
2つ目は、画面のロックです。
3つ目は、無くしたときの対応です。連絡先と、止める手順。
4つ目は、廃棄のときの処理です。データを消してから。
3つ目を決めておいてください。無くしたと分かったとき、誰に連絡し、誰が端末を止めるか。これが決まっていないと、報告が遅れます。詳しい扱いは、社内の情報管理の担当に確かめてください。
退職や異動のとき
人が辞めたり異動したりするとき、端末が残ります。
やることは4つです。
1つ目は、返却してもらうことです。
2つ目は、台帳の使用者を書き換えることです。
3つ目は、中のデータを確かめることです。
4つ目は、次の人に渡すか、予備にするかを決めることです。
1つ目を退職の手続きに入れてください。制服や鍵と一緒に、端末も返却の一覧に入れる形にします。入れていないと、辞めたあとに「あの端末はどこか」という話になります。
台数と費用を見る
端末は、買い替えの時期が来ます。
見るのは4つです。
1つ目は、台数です。必要な数と、実際の数。
2つ目は、購入からの年数です。
3つ目は、故障の件数です。
4つ目は、費用です。購入、修理、リース。
3つ目が増えたら、買い替えの時期です。「今年は5台が修理に出た」という数字があると、買い替えの稟議が通りやすくなります。台帳に修理の履歴を書いておけば、そのまま材料になります。
起動と終了の手順を決める
端末は、使い方がそろっていないとトラブルが増えます。
決めるのは4つです。
1つ目は、起動の手順です。電源、ログイン、接続の確認。
2つ目は、終了の手順です。保存、ログアウト、充電器へ。
3つ目は、つながらないときの対応です。
4つ目は、それを1枚に書いて貼ることです。
3つ目がいちばん聞かれます。無線がつながらない、読み取れない。再起動する、場所を変える、担当に連絡するという順番を書いておくだけで、聞かれる回数が減ります。
使う人への説明
端末を渡すときは、説明の場を作ります。
伝えるのは4つです。
1つ目は、基本の操作です。
2つ目は、やってはいけないことです。濡らす、落とす、勝手に設定を変える。
3つ目は、壊れたときの連絡先です。
4つ目は、返す場所と時刻です。
2つ目を具体で伝えてください。「大事に扱う」ではなく、「水のかかる場所に置かない」「ポケットに入れない」という形にします。落として壊れる原因は、たいてい決まった場面から出ます。
台数を数える日を作る
台帳があっても、現物と合っているかは確かめないと分かりません。
やることは4つです。
1つ目は、数える日を決めることです。月に1回。
2つ目は、台帳と突き合わせることです。
3つ目は、見つからない端末を追うことです。
4つ目は、状態を更新することです。
3つ目を放置しないでください。「そのうち出てくる」と思っていると、いつから無いのかが分からなくなります。見つからない端末は、その場で記録して、期限を決めて探してください。
端末以外の貸与品も同じ形にする
端末と同じ仕組みで、他の貸与品も管理できます。
同じ形にできるのは4つです。
1つ目は、無線機です。
2つ目は、鍵です。倉庫、車両、金庫。
3つ目は、作業用の道具です。測定器、電動工具。
4つ目は、制服や保護具です。
2つ目の鍵が、いちばん抜けます。誰がどの鍵を持っているかが分からない倉庫があります。端末と同じ台帳の形で、番号を振って管理してください。退職のときの返却の一覧にも、鍵を入れます。
まとめ
貸与端末の管理は、台数と所在が分かることが目的です。
- 困るのは、足りない・壊れた・無くなったの3つ。3つ目がいちばん深刻
- 端末に管理番号のシールを貼る。機種名だけでは区別できない
- 個人貸与と共用を混ぜない
- シフトの終わりに、充電器に何台戻ったかを数える。1分で済む
- 退職の手続きの一覧に、端末の返却を入れる
情報の取り扱いに関わる規程は、社内の情報管理の担当に確かめてください。
よくある質問
Q. 端末に番号を貼る意味はありますか。 A. あります。同じ機種が何台もあると、機種名だけでは区別できません。「H-01」と番号を振って本体に貼ると、台帳と現物がつながります。
Q. 個人貸与と共用、どちらがよいですか。 A. 使い方によります。混ぜないことが大事です。同じ機種で一部を個人、一部を共用にすると、所在が分からなくなります。機種ごとに決めてください。
Q. 毎日の受け渡しの記録は手間です。 A. 番号と名前を書くだけにしてください。シフトの終わりに、充電器に何台戻ったかを数えるだけでも効果があります。1分で終わります。
Q. 充電されていない端末が毎朝あります。 A. 充電器の数を確かめてください。端末が10台で充電器が6台という形があります。台数を合わせるところから始めてください。戻す場所を決めることも効きます。
Q. 予備の端末は何台持ちますか。 A. 壊れる頻度から決めてください。台数の1割から2割を予備にしている現場があります。予備が無いと、1台壊れただけで1人が作業できません。
Q. 端末を無くしたら、どうしますか。 A. 連絡先と、端末を止める手順を決めておいてください。決まっていないと報告が遅れます。在庫や取引の情報が入っているので、扱いは社内の情報管理の担当に確かめます。
Q. 退職のときの返却が漏れます。 A. 退職の手続きの一覧に入れてください。制服や鍵と一緒に、端末も返却の項目にします。入れていないと、辞めたあとに探すことになります。
Q. バッテリーの持ちが悪くなりました。 A. 交換してください。充電しても1日持たない端末があると、作業の途中で止まります。交換した日を台帳に書いておくと、次の時期の目安になります。
Q. 買い替えの判断はどうしますか。 A. 故障の件数を見てください。「今年は5台が修理に出た」という数字があると、稟議が通りやすくなります。台帳に修理の履歴を書いておけば、そのまま材料になります。
Q. 端末を倉庫の外へ持ち出してよいですか。 A. 社内で決めてください。情報が入っているので、持ち出しの可否は情報管理の担当に確かめます。持ち出す場合は、記録の形も決めておいてください。
Q. 廃棄するときは何をしますか。 A. データを消してから処分します。そのまま捨てないでください。処分の方法も、社内の情報管理の担当に確かめてください。台帳の状態を「廃棄」にして、日付を残します。
Q. リースの端末はどう管理しますか。 A. 台帳に、リースであることと契約の期間を書いてください。返却の時期が来ます。台数と状態が分かっていないと、返却のときに探すことになります。
Q. つながらないと聞かれることが多くあります。 A. 対応の順番を1枚に書いて貼ってください。再起動する、場所を変える、担当に連絡する。この順番が書いてあるだけで、聞かれる回数が減ります。
Q. 新しい人に何を説明しますか。 A. 基本の操作、やってはいけないこと、壊れたときの連絡先、返す場所と時刻の4つです。「濡らさない」「ポケットに入れない」と具体で伝えてください。
Q. 台帳と現物が合っているか、どう確かめますか。 A. 月に1回、数える日を作ってください。見つからない端末を放置しないことです。「そのうち出てくる」と思っていると、いつから無いのかが分からなくなります。
Q. 見つからない端末はどうしますか。 A. その場で記録して、期限を決めて探してください。期限を過ぎたら、紛失として扱う手続きに移ります。情報が入っているので、社内の情報管理の担当に連絡します。
Q. 端末以外の貸与品も管理できますか。 A. 同じ形でできます。無線機、鍵、道具、制服。とくに鍵は、誰が持っているか分からない倉庫があります。番号を振って、台帳で管理してください。
Q. 鍵の管理で気をつけることは。 A. 誰に何本渡したかの記録です。本数が分からなくなると、鍵を替えるしかなくなります。退職のときの返却の一覧にも、必ず入れてください。
Q. 台帳はどこに置きますか。 A. 端末の充電器の近くと、事務所です。受け渡しのときに書き込める場所に置いてください。事務所にしか無いと、その場で書けません。
Q. 端末が足りません。買い足す判断は。 A. 朝に足りなかった日の回数を数えてください。「今月は8日足りなかった」という数字が出ると、買い足しの判断ができます。充電器の数も、あわせて確かめます。
Q. 端末の設定を勝手に変えられます。 A. 変えてよい範囲を決めて、伝えてください。変えられないように制限をかける方法もあります。社内の情報管理の担当に相談してください。
Q. 修理に出しているあいだの記録は。 A. 台帳の状態を「修理中」にして、出した日と戻った日を書いてください。修理の履歴が溜まると、買い替えの判断の材料になります。
Q. 共用の端末で、誰が使ったか分からなくなります。 A. ログインの記録が残る仕組みなら、そこから追えます。無い場合は、受け渡しの記録が唯一の手がかりです。番号と名前を書く形を続けてください。
Q. 端末に貼るシールは、どんな物がよいですか。 A. 剥がれにくく、番号が大きく読める物です。手の触れる場所を避けて貼ってください。摩耗で読めなくなったら、貼り替えて台帳にも記録します。