現場への持ち出し管理｜在庫が合わない最大の原因
目次
「ちょっと使うだけ」で棚から取っていく。記録は残りません。棚卸で合わないとき、いちばん多い原因がこれです。持ち出しの手順を作ると、在庫の差異が目に見えて減ります。手順は複雑にしないことが条件です。
この記事では、持ち出しの管理を、記録されない理由、手順の作り方、書く項目、返す場合と返さない場合、定着させる方法の順に整理します。帳簿や資産の扱いは、社内の経理の担当に確かめてください。
結論：手順が面倒だと、記録されない
持ち出しが記録されないのは、書くのが面倒だからです。
理由は3つです。
1つ目は、手間がかかることです。申請書、承認、印鑑。
2つ目は、急いでいることです。現場で必要になって取りに来ています。
3つ目は、少量だからです。「1個だけ」なら書かなくてよいと思われます。
3つ目がいちばん多い形です。1個の持ち出しが月に50回あれば、年間で600個の差異になります。少量だからこそ、書く手間を軽くする必要があります。
手順を軽くする
記録を残すには、書く手間を減らすことが第一です。
やり方は4つです。
1つ目は、紙を棚のそばに置くことです。事務所に取りに行かせない。
2つ目は、項目を減らすことです。5つまで。
3つ目は、承認を後にすることです。先に持って行ってよい形に。
4つ目は、書く場所を1か所にすることです。
3つ目が大事です。「承認をもらってから持ち出す」形にすると、承認者が不在の日に無断で持ち出されます。先に持って行ってよい、ただし書く。この順番にしてください。
書く項目
書くのは、5つで足ります。
1つ目は、日付です。
2つ目は、持ち出した人です。
3つ目は、品番と数量です。
4つ目は、使う場所か目的です。
5つ目は、返すかどうかです。返すなら期限。
5つ目で扱いが分かれます。返す物は貸出として追い、返さない物は在庫から落とします。この区別が無いと、返ってこない物をいつまでも探すことになります。
返す物と返さない物
持ち出しには、2種類あります。
分けるのは4つです。
1つ目は、使ってしまう物です。材料、消耗品。返りません。
2つ目は、返す物です。工具、測定器、サンプル。
3つ目は、余ったら返す物です。材料で、使い切らなかった分。
4つ目は、現場に置いてくる物です。取り付けた部品など。
3つ目の扱いを決めてください。材料を多めに持ち出して、余った分を返すときの記録が抜けます。返した分を在庫に戻す手順が無いと、実際より在庫が少ない状態になります。
在庫への反映
持ち出した分は、在庫から減らします。
決めるのは4つです。
1つ目は、いつ減らすかです。持ち出した時点か、月末にまとめてか。
2つ目は、誰が入力するかです。持ち出した人か、事務か。
3つ目は、返ってきたときの戻しです。
4つ目は、費用の計上です。どの部署の費用にするか。
1つ目は「持ち出した時点」が原則です。月末にまとめると、そのあいだ在庫が合いません。受注に引き当てられて、出荷指示が出ることもあります。紙で書いたものを、その日のうちに入力する形にしてください。
定着させる方法
手順を作っても、続かなければ意味がありません。
やることは4つです。
1つ目は、なぜ要るかを伝えることです。在庫が合わなくなること。
2つ目は、書きやすくすることです。
3つ目は、書いていない持ち出しを見つけて伝えることです。責めない形で。
4つ目は、結果を見せることです。差異が減ったこと。
4つ目が効きます。「持ち出しの記録を始めてから、棚卸の差異が3分の1になった」という結果を伝えると、意味が伝わります。数字が無いと、面倒な決まりとしてしか受け取られません。
書かれていない持ち出しを見つける
記録が漏れているかどうかは、確かめる方法があります。
やり方は4つです。
1つ目は、循環棚卸で差異を見ることです。
2つ目は、差異の出た品番が持ち出しの多い物かを見ることです。
3つ目は、現場に聞くことです。「これ、持って行った人はいますか」。
4つ目は、防犯カメラの記録を見ることです。必要な場合に限ります。
3つ目でだいたい分かります。責めない聞き方をすれば、「あ、それ自分が持って行きました」と出てきます。そこで記録の意味を伝えれば、次から書かれるようになります。
現場に置きっぱなしを減らす
持ち出した物が、現場に置かれたままになることがあります。
やることは4つです。
1つ目は、返す期限を決めることです。
2つ目は、現場の担当に一覧を渡すことです。
3つ目は、定期的に回収する日を作ることです。
4つ目は、現場の在庫として扱うかを決めることです。
4つ目を検討してください。同じ物が毎回持ち出されるなら、現場に一定量を置いておくほうが合理的なことがあります。その場合は、現場の在庫として別に管理します。持ち出しの記録が減り、探す手間も減ります。
工具と材料を分ける
同じ持ち出しでも、工具と材料では管理が違います。
違うのは4つです。
1つ目は、返るかどうかです。工具は返り、材料は返りません。
2つ目は、数え方です。工具は1本ずつ、材料は数量。
3つ目は、期限の考え方です。工具は返す期限、材料は無し。
4つ目は、費用の計上です。
一覧を分けてください。混ざっていると、返ってこない材料が期限切れとして一覧に残り続けます。工具の一覧と材料の持ち出しの記録は、別の紙にすると管理が楽になります。
誰が持ち出すかを見る
記録が溜まったら、誰が、何を、どのくらい持ち出しているかを見ます。
見るのは4つです。
1つ目は、人ごとの件数です。
2つ目は、部署ごとの件数です。
3つ目は、品番ごとの件数です。
4つ目は、金額です。
3つ目から手を打ちます。特定の品番が繰り返し持ち出されるなら、現場に置く分を作るか、その部署の在庫として分けるという判断ができます。人ごとの件数は、責める材料にしないでください。
棚卸の差異とつなげる
持ち出しの管理は、棚卸の差異を減らすためにやります。効果を測ります。
やることは4つです。
1つ目は、始める前の差異を記録することです。
2つ目は、始めたあとの差異を見ることです。
3つ目は、差異の出た品番と持ち出しの多い品番を比べることです。
4つ目は、結果を現場に伝えることです。
1つ目を忘れないでください。始める前の数字が無いと、効果を示せません。「差異が減った」と言っても、比べる数字が無ければ伝わりません。次の棚卸の前に、今の差異の額を控えておいてください。
現場の在庫に切り替える
同じ物が繰り返し持ち出されるなら、現場に在庫を置くほうが合理的です。
決めるのは4つです。
1つ目は、置く品目です。持ち出しの記録から、上位の品番。
2つ目は、置く量です。1か月分か、1週間分か。
3つ目は、補充の仕組みです。誰が、いつ補充するか。
4つ目は、現場の在庫の数え方です。棚卸に含めるか。
3つ目を決めないと、無くなってから取りに来ます。それでは持ち出しと同じです。定期的に見て補充する担当を決めるか、残りが一定を切ったら連絡する形にしてください。
記録の様式を1枚にする
持ち出しの記録は、1枚に何行も書ける形にします。
作るのは4つです。
1つ目は、1行1件にすることです。
2つ目は、日付・名前・品番・数量・目的・返却の6列にすることです。
3つ目は、返却の欄に日付を書く形にすることです。
4つ目は、1か月で1枚にすることです。
4つ目にすると、月の集計が楽になります。1枚を見れば、その月の持ち出しが分かります。件数を数えるだけなら1分です。月が替わったら新しい紙にして、古い紙を事務所へ回す形にしてください。
まとめ
持ち出しの管理は、在庫が合わない最大の原因に手を打つものです。
- 記録されないのは、手間・急ぎ・少量だから。「1個だけ」が年600個になる
- 書く手間を減らす。承認は後、先に持って行ってよい形に
- 書くのは、日付・持ち出した人・品番と数量・使う場所・返すかどうかの5つ
- 持ち出した時点で在庫から減らす。月末にまとめると、そのあいだ合わない
- 同じ物が毎回持ち出されるなら、現場の在庫にするほうが合理的
帳簿や資産の扱いは、社内の経理の担当に確かめてください。
よくある質問
Q. 承認を先に取る形ではだめですか。 A. 承認者が不在の日に、無断で持ち出されます。先に持って行ってよい、ただし書く。この順番にしてください。承認は、記録を見て後から行う形にします。
Q. 「1個だけ」でも書かせますか。 A. 書かせてください。1個の持ち出しが月に50回あれば、年間で600個の差異になります。少量だからこそ、書く手間を軽くする必要があります。
Q. 紙はどこに置きますか。 A. 棚のそばです。事務所に取りに行かせないでください。書いたものを入れる箱も、同じ場所に置きます。ペンも紐で付けておくと無くなりません。
Q. 余った材料を返すときの記録は。 A. 返した分を在庫に戻す手順を作ってください。手順が無いと、実際より在庫が少ない状態になります。持ち出しの記録に「返却」の欄を作ると書きやすくなります。
Q. 在庫はいつ減らしますか。 A. 持ち出した時点です。月末にまとめると、そのあいだ在庫が合いません。受注に引き当てられて、出荷指示が出ることもあります。
Q. 書かれていない持ち出しを見つけるには。 A. 循環棚卸で差異を見て、持ち出しの多い品番かを確かめてから、現場に聞いてください。責めない聞き方をすれば出てきます。そこで記録の意味を伝えます。
Q. 同じ物が毎回持ち出されます。 A. 現場に一定量を置いておくほうが合理的です。現場の在庫として別に管理してください。持ち出しの記録が減り、探す手間も減ります。
Q. 工具と材料を同じ一覧で管理してよいですか。 A. 分けてください。返ってこない材料が、期限切れとして一覧に残り続けます。工具の一覧と材料の持ち出しの記録は、別の紙にすると楽になります。
Q. 定着させるには何が効きますか。 A. 結果を見せることです。「記録を始めてから、棚卸の差異が3分の1になった」という数字を伝えてください。数字が無いと、面倒な決まりとしか受け取られません。
Q. 持ち出しの費用は、どこに付けますか。 A. 使う部署か、案件です。社内の経理の担当に確かめてください。記録に「使う場所か目的」を書く欄があれば、そこから振り分けられます。
Q. 現場に置きっぱなしの物が増えました。 A. 返す期限を決めて、定期的に回収する日を作ってください。現場の担当に一覧を渡すと、自分で返してもらえることがあります。
Q. 電子で記録できますか。 A. できます。端末が手元にある現場なら、そのほうが速いこともあります。その場で入力できるかが条件です。事務所へ戻らないと入力できないなら、紙のほうが続きます。
Q. 誰が多く持ち出しているかを見て、注意しますか。 A. 人ごとの件数は、責める材料にしないでください。品番ごとの件数から手を打つほうが効きます。繰り返される品番は、現場に置く分を作る判断ができます。
Q. 効果をどう示しますか。 A. 始める前の棚卸の差異の額を控えておいてください。比べる数字が無いと、減ったことを示せません。次の棚卸の前に記録しておきます。
Q. 現場に在庫を置く場合、補充はどうしますか。 A. 定期的に見て補充する担当を決めるか、残りが一定を切ったら連絡する形にしてください。決めないと、無くなってから取りに来ることになり、持ち出しと同じになります。
Q. 記録の紙はどんな形がよいですか。 A. 1行1件で、日付・名前・品番・数量・目的・返却の6列。1か月で1枚にすると、月の集計が1分で終わります。月が替わったら新しい紙にしてください。
Q. 持ち出しの記録を始めたら、件数が多すぎて驚きました。 A. それが実態です。記録が無かったあいだ、その分が差異になっていました。件数の多い品番から手を打ってください。記録したこと自体が前進です。
Q. 承認はいつ、誰がしますか。 A. 記録を見て、あとから行う形にしてください。月に1回まとめて見るでも足ります。金額の大きいものだけ、その場で連絡する形にすると負担が減ります。
Q. 夜間や休日に持ち出す人がいます。 A. 記録の紙とペンが、その時間も使える場所にあるかを確かめてください。事務所が施錠されていると書けません。棚のそばに置いておく理由の1つがこれです。
Q. 他の部署の人が勝手に持ち出します。 A. 持ち出してよい範囲と、記録の場所を全社に伝えてください。「倉庫の物は勝手に取ってよい」と思われていることがあります。掲示と、部署ごとの説明で変わります。
Q. 記録の紙が無くなります。 A. 箱に入れて、補充する担当を決めてください。紙が無いから書かなかったという理由をなくします。ペンも紐で付けておくと無くなりません。
Q. 記録を電子に移したいのですが。 A. まず紙で1年回してから考えてください。何を書くか、どこに置くかが固まってから電子にすると、作り直しになりません。紙で続かないものは、電子にしても続きません。
Q. 記録を書く時間が惜しいと言われます。 A. 1件あたり15秒です。探す時間や、棚卸の差異を調べる時間と比べてください。書かないことで増える時間のほうが、はるかに長くなります。