発注残の管理｜届いていない分を見える形に

発注残は、発注したのにまだ届いていない数のことです。倉庫の棚には無いけれど、もう買うことは決まっている在庫、という位置づけになります。この数が見えていないと、同じ品目を二重に発注したり、在庫がゼロなのに「明日入ります」と答えられなかったりします。

この記事では、発注残を、何を指すか、持つ列、二重発注の防ぎ方、遅れの追いかけ方、在庫との関係の順に整理します。発注の流れは会社によって違うため、自社の手順に置き換えて読んでください。

発注残とは何か

発注残は、発注した数から、すでに入荷した数を引いた残りです。注文残と呼ぶ会社もあります。

倉庫の在庫と合わせて見ると、全体像がつかめます。棚にある在庫が20個、発注残が50個、そのうち来週入るのが30個。この形が分かっていれば、「いま出せるのは20個、来週なら50個まで出せます」と答えられます。在庫の数だけを見ていると、この答え方ができません。

発注残は、在庫管理表とは別の表で持ちます。在庫管理表は「棚にあるもの」、発注残の表は「これから来るもの」です。混ぜると、現物と帳簿の突き合わせができなくなります。在庫管理表の作り方は在庫管理表の作り方にまとめています。

持つ列

必要なのは、次の列です。

発注残の列は計算で出します。手で書き換えると、入荷のたびに直し忘れが起きます。入荷済み数を更新すれば残が自動で減る形にしておきます。

納期の列は、仕入先から回答をもらった日付を入れます。発注時の希望納期と、仕入先の回答が違うことがあるので、回答が来たら書き換えます。回答の管理は納期回答の管理にまとめています。

二重発注を防ぐ

発注残の表がいちばん効くのは、ここです。在庫がゼロになっているのを見て発注したが、実は3日前に別の人が発注していた。この形は、品目が多い倉庫では珍しくありません。

防ぐには、発注する前に発注残を見る手順にします。在庫管理表と発注残の表を、品番でつなげておけば、在庫の一覧に「発注残」の列が並びます。在庫がゼロでも発注残が50個あれば、発注しないという判断ができます。

発注する人が複数いる場合は、発注した瞬間に表へ入れる形にします。あとでまとめて入力すると、その間に別の人が同じものを発注します。紙の控えを回すだけでも、入れる前に気づけます。

発注の権限を決めておく

品目ごとに発注する人を決めておくと、二重発注はほとんど起きません。誰でも発注できる形にする場合は、発注残の表を見てから発注するという手順を必ず通します。表が最新でなければ意味がないので、入力のタイミングも合わせて決めます。

遅れを追いかける

発注残の表は、遅れを見つける道具でもあります。納期を過ぎているのに入荷済み数が増えていない行が、遅れている発注です。

表計算なら、今日の日付と納期を比べて色を付けるだけで見つかります。毎朝その色の行だけを見て、仕入先に確認の連絡を入れます。遅れていることに気づくのが早いほど、代わりの手当てを打てます。別の仕入先から手配する、出荷の順番を変える、相手先に事情を伝える。どれも、当日に気づいたのでは間に合いません。

遅れが特定の仕入先に偏っていれば、それも記録から分かります。回数を数えて、相手先と話すときの材料にします。感覚で「最近よく遅れる」と伝えるより、件数で伝えるほうが話が進みます。

分納のときの扱い

発注した数の一部だけが届く分納は、入荷済み数を足して、残りを発注残として残します。全部届くまで行を閉じないのが要点です。1回目の入荷で行を消してしまうと、残りが宙に浮きます。

何回かに分けて届くことが分かっている場合は、予定の日付を備考に書いておきます。入荷のたびに、いつ何個届いたかが分かる形にしておくと、仕入先への問い合わせが正確になります。

発注してから届くまでの時間を測る

発注残の表を1年ぶん溜めると、副産物としてリードタイムの実績が手に入ります。発注日と実際の入荷日の差を品目ごとに並べれば、その仕入先が実際に何日かかっているかが分かります。

これが効くのは、安全在庫を計算するときです。仕入先が「3日で納品します」と言っていても、実績の平均が7日で、最大が14日なら、3日で計算した安全在庫は足りません。言われた日数ではなく、実績の日数を使うところが要点になります。計算のしかたは安全在庫の計算にまとめています。

実績を見ると、季節で変わる品目も見つかります。年末や連休の前後だけ倍の日数がかかっているなら、その時期だけ発注を早めます。同じ品目でも、時期によってリードタイムが違うことは珍しくありません。

ばらつきの大きさも見ておきます。平均は5日でも、3日のときと12日のときが混ざっているなら、その品目は安全在庫を厚めに持つ必要があります。平均だけを見て決めると、遅れた回にそのまま欠品します。

仕入先と話す材料になる

実績の数字は、仕入先と納期の話をするときの材料になります。「最近遅いですね」ではなく、「直近6か月で平均9日、最大15日でした。5日で安定させられませんか」と言えれば、相手も具体的に返せます。改善を頼むときは、こちらの記録を先に出すほうが早く進みます。

表を軽く保つ

発注残の表は、閉じた行を残したままにすると、どんどん重くなります。全部届いて完了した行は、別のシートへ移します。手元に残すのは、まだ届いていない行だけにしておくと、毎朝見るときに目に入る量が減ります。

移した行は捨てません。リードタイムの実績と、遅れの回数を集計する元になります。年度ごとにファイルを分けておけば、必要なときに取り出せます。

行が増えすぎる原因が、発注の回数そのものにあることもあります。同じ品目を月に8回発注しているなら、まとめて4回にできないかを見ます。発注1回ごとに、表の行と、確認の手間と、受け入れの作業が発生します。単価だけでなく、この手間も含めて発注の回数を決めます。

状態の列を活かす

「手配中」「回答待ち」「納期確定」「遅延」「取消」と状態を分けておくと、絞り込みで必要な行だけを見られます。毎朝見るのは「遅延」と「回答待ち」だけで足ります。全部の行を毎日見ようとすると、続きません。

在庫との合わせ方

発注残の表と在庫管理表を、品番でつないで1枚の画面にすると、受注のときに即答できるようになります。

見るのは3つです。いま棚にある数、すでに約束している数、これから来る数。棚に100個あっても、40個は受注済みなら、新しく約束できるのは60個です。そこに発注残の50個を足せば、納期しだいで110個まで答えられます。

品目が少ないうちは、この3つを紙に並べるだけでも回ります。大事なのは、数字が3つそろっていることです。在庫の数だけを見て答えると、二重に約束するか、出せるのに断るかのどちらかになります。

現場に置き場を用意しておく

発注残が見えていると、入ってくる荷物の量が事前に分かります。来週50個入ると分かっていれば、その置き場を空けておけます。当日になって「置く場所が無い」となり、通路に仮置きするのがいちばん困る形です。

大きな入荷が重なる日を先に知るには、納期の列で並べ替えて、週ごとの入荷予定を見ます。同じ週に大口が3件重なっているなら、どれかを翌週にずらせないか仕入先に相談できます。平準化は、届いてからでは手が打てません。

置き場を空ける作業は、入荷の前日までに済ませます。入荷待ちの置き場に前回の荷物が残っていると、新しい荷物と混ざって検品ができなくなります。入荷の流れは検品のやり方にまとめています。

大口の入荷は人も要る

パレット20枚が届く日は、フォークリフトも人も要ります。発注残の表から入荷の予定が見えていれば、シフトを合わせられます。荷役の人数が足りない日に大口を受けると、その日の出荷まで遅れます。入荷と出荷は同じ人が回していることが多いので、予定を先に並べる価値があります。

入荷したときにやること

発注残の行を更新するのは、検品が終わってからです。届いた時点で更新すると、数量違いがそのまま残ります。

検品で数が確定したら、入荷済み数に足します。全部届いたら行を閉じます。数が足りなければ、残りを発注残として残し、仕入先へ連絡します。多く届いた場合は、受け入れるかどうかを決めてから処理します。検品の組み方は検品のやり方にまとめています。

入荷の記録と、発注残の更新は同じタイミングで行います。別々にすると、片方だけ更新された状態が生まれます。入出庫の記録の付け方は入出庫管理のやり方にまとめています。

委託倉庫に預けている場合

自社に倉庫が無く、営業倉庫に預けている場合も、発注残は自社で持ちます。倉庫会社が持っているのは「預かっている在庫」だけで、これから届く分は発注した側にしか分かりません。

入荷の予定を倉庫会社へ事前に伝えておくと、受け入れの段取りが組めます。パレット何枚、いつ、どの運送会社で。伝えていないと、当日に受け入れられないことがあります。保管の場所にも限りがあるので、大口が入る前の連絡は実務上ほぼ必須になります。

倉庫会社からの入荷報告と、自社の発注残の突き合わせは、月に1回で足ります。発注したのに入荷報告が無い行が残っていれば、届いていないか、報告が漏れているかのどちらかです。どちらであっても、早く気づくほど調べやすくなります。保管料の計算にも入庫の数が効くので、突き合わせは請求の確認とまとめて行うと手間が減ります。しくみは倉庫の保管料と3期制にまとめています。

よくある質問

発注残の表は誰が持ちますか

発注する人が持ちます。倉庫の担当が別にいる場合は、入荷の情報が発注側にすぐ届く形にしておきます。届いたことが発注側に伝わらないと、表が減りません。入荷の記録をそのまま共有する形が、いちばん手間がかかりません。

発注書を出しっぱなしで、控えが残っていません

発注番号と日付、品番、数量、仕入先の5つが残っていれば表は作れます。メールで発注しているなら、送信済みのフォルダから拾えます。電話やファクスで発注している場合は、その場で1行書く手順を先に作ります。控えが無いと、遅れの確認も二重発注の防止もできません。

納期の回答が来ない仕入先があります

回答待ちの状態を表に持っておきます。「手配中」「回答待ち」「納期確定」と状態を分けておけば、回答が来ていない発注が何件あるかが分かります。件数で見えると、催促の優先順位も決めやすくなります。

発注残が在庫として数えられてしまいます

棚卸のときに、発注残を在庫に含めてしまう間違いです。発注残は自社の棚に無いものなので、実地棚卸の対象にはなりません。帳簿上の扱いは会計の方針によるため、経理部門に確認してください。表を分けておけば、この混同は起きません。

発注残が多すぎると何が問題ですか

先の在庫を買い込んでいる状態なので、入ってきたときに置き場が足りなくなります。保管料も上がります。発注残の合計金額を月に1回見ておくと、買い込みすぎに気づけます。不動在庫になる前に手を打てる段階です。

緊急の手配をしたときの記録はどうしますか

通常の発注と同じ表に、状態を「緊急」として入れます。緊急の手配が月に何件あるかを数えておくと、安全在庫や発注点の設定が合っていないことに気づけます。件数が多い品目は、発注点を上げるか、リードタイムを測り直すかのどちらかが要ります。緊急の手配は送料も割高になることが多いので、金額でも効いてきます。

発注残を見る習慣が付きません

毎朝、遅延の行だけを見る形から始めます。全部の行を見ようとすると続きません。表計算で納期を過ぎた行に色が付くようにしておけば、開いて色を見るだけで終わります。1分で済む形にしておくと習慣になります。

キャンセルした発注はどう記録しますか

行を消さずに、状態を「取消」にして残します。消してしまうと、発注した事実と、なぜ取り消したかが分からなくなります。仕入先との行き違いがあったときに、記録が残っていれば確認できます。

発注の担当が辞めることになりました

発注残の表が最新なら、引き継ぎはその表1枚で済みます。頭の中にしかない「あれは来週来るはず」が、いちばん引き継げません。辞めることが決まった時点で、未完了の行をすべて最新の状態にしてもらいます。仕入先の担当者名と連絡先も、表に列を足して残しておくと、後任が最初の1本を掛けやすくなります。

在庫がゼロで、発注残もゼロなのに注文が来ました

発注点の設定が無いか、機能していない状態です。その品目を、発注点を決める対象に入れます。過去の出庫のばらつきとリードタイムの実績から発注点を出して、在庫管理表に列を足します。緊急で手配したときの費用と納期を記録しておくと、発注点を決めるときの材料になります。

複数の仕入先に同じ品目を頼んでいます

品番が同じでも、仕入先ごとに行を分けて持ちます。どちらから何個来るのかが分からないと、遅れたときの手当てができません。仕入先ごとのリードタイムの実績も別に溜まるので、どちらが安定しているかの判断にも使えます。片方が遅れたときに、もう片方へ振り替えられるかも見えます。

まとめ

発注残は、発注したのにまだ届いていない数です。棚にある在庫とは別に持って、品番でつないでおくと、受注のときに即答できるようになります。

持つ列は、発注日・発注番号・仕入先・品番・発注数・入荷済み数・発注残・納期・状態です。発注残は計算で出して、入荷済み数を更新すれば自動で減る形にします。

そして、納期を過ぎた行に色を付けることです。遅れに早く気づけば、代わりの手当てが打てます。遅れの回数を仕入先ごとに数えておくと、話をするときの材料にもなります。